Guía · Fabricantes de SIF
La declaración responsable del software de facturación: quién la firma y cómo
Es la pieza del reglamento Verifactu que más confusión genera, y la que más intentan explotar los vendedores de humo: no existe la «homologación AEAT». Ningún organismo sella tu software. El cumplimiento se acredita con un documento que firma el productor bajo su responsabilidad: la declaración responsable del artículo 13 del RD 1007/2023, desarrollada por la Orden HAC/1177/2024. Esta guía explica quién la firma, qué debe decir y cómo se resuelve cuando tu software se apoya en una API externa.
Quién es «el productor» (probablemente tú)
La obligación recae sobre quien produce el sistema informático de facturación:
- El fabricante que desarrolla y vende el software.
- Quien lo comercializa bajo su marca, aunque el desarrollo esté subcontratado.
- La empresa que usa un desarrollo a medida interno: al no comprar el software a un tercero, ella misma es la productora.
El usuario final no firma nada — pero le conviene exigir la declaración a su proveedor, porque el artículo 201 bis de la LGT le hace responsable deusar un sistema conforme (50.000 € por ejercicio). Para el productor la exposición es mayor: hasta 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema.
Qué debe contener
La orden ministerial exige que la declaración identifique y afirme, como mínimo:
| Elemento | En la práctica |
|---|---|
| Identificación del productor | Razón social, NIF y domicilio de quien firma. |
| Identificación del sistema | Nombre comercial del SIF, versión y componentes que lo integran. |
| Afirmación de conformidad | Que el sistema cumple el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024: registros de facturación, encadenamiento, inalterabilidad, QR, y remisión (modalidad Verifactu) o conservación y registro de eventos (modalidad no Verifactu). |
| Fecha y firma | La declaración acompaña a cada versión relevante del sistema. |
Y debe estar a disposición de clientes y Administración: lo razonable es publicarla en la web del producto y referenciarla en la documentación o en el propio software.
El caso que importa: tu software + una API Verifactu
Casi ningún ERP implementa el protocolo completo desde cero; lo habitual es delegar la parte Verifactu en un servicio especializado. La pregunta inevitable: ¿quién declara entonces?
La respuesta está en cómo la norma trata los sistemas compuestos:cada productor responde de su componente. Tu declaración identifica tu software y sus componentes — incluido el servicio de generación y remisión de registros que integras — y afirma la conformidad del conjunto en lo que a tu software corresponde:
- Tu parte: toda factura sale por el circuito (sin vías de emisión paralelas), el QR reglamentario (30–40 mm) va en la representación de la factura, y el software no permite alterar ni borrar facturas emitidas al margen de rectificativas y anulaciones.
- La parte del servicio integrado: generación del registro en formato AEAT, huella encadenada, remisión inmediata, firma con certificado y su custodia. De esto responde su productor, en su propia documentación y declaración.
Criterio de compra: exige a tu proveedor de API una tabla explícita de «qué requisito cubre quién». Si no puede dártela, no puede sostener tu declaración. La de FactuBridge está publicada en la documentación: reparto de responsabilidades y borrador.
Cómo redactarla sin empezar de cero
- Inventario: nombre, versión y componentes de tu SIF, y qué módulo resuelve cada requisito del reglamento.
- Cierre técnico: verifica los puntos que solo dependen de ti — emisión única por el circuito, QR, inalterabilidad en tu interfaz. Un repaso con la lista de comprobación del entorno de pruebas deja esto en verde.
- Borrador: parte de un texto que ya recoja la estructura exigida por la orden. A los clientes de FactuBridge les entregamos un borrador adaptado a la integración, con los campos del productor listos para rellenar.
- Revisión y firma: tu asesoría fiscal o jurídica revisa, el representante legal firma, y se publica con fecha y versión.
- Mantenimiento: nueva versión relevante del software → declaración actualizada. Conviene tratarla como un artefacto más de cada release.
Errores que vemos repetirse
- Esperar un sello que no va a llegar. No hay registro oficial donde inscribirse; quien espera «la homologación» está simplemente sin cumplir.
- Declarar sin control de versiones. Una declaración de la versión 3.1 no cubre la 4.0 que reescribió el módulo de facturación.
- Confundir la declaración con el contrato del proveedor. El contrato con tu API reparte responsabilidad civil; la declaración es un documento tuyo ante la Administración. Necesitas ambos, y que digan lo mismo.
- Dejarla para diciembre de 2026. La declaración es lo último de un proceso técnico; si la integración no está probada, no hay nada que declarar. Los plazos se planifican hacia atrás.
Preguntas frecuentes
¿Existe un certificado oficial o una lista de software homologado por la AEAT?
No. La AEAT no homologa, certifica ni publica listas de software conforme. El único mecanismo de acreditación previsto por el RD 1007/2023 es la declaración responsable del productor. Cualquier «certificado Verifactu» que se ofrezca comercialmente es marketing, no un acto administrativo.
¿Quién firma la declaración responsable: el fabricante o el usuario?
El productor del sistema informático de facturación: quien desarrolla el software o lo comercializa bajo su marca. El usuario final no firma declaración, pero responde de usar un sistema que la tenga (art. 201 bis LGT: 50.000 euros por ejercicio por usar sistemas no conformes).
Si mi software usa una API externa para Verifactu, ¿quién declara?
Cada productor declara sobre su componente. Tú declaras que tu software cumple en lo que le corresponde (emisión íntegra por el circuito, QR en la factura, sin vías de alteración) apoyándose en el servicio integrado para la generación de registros, encadenamiento y remisión; el proveedor del servicio responde de esa parte. Por eso importa que tu proveedor documente exactamente qué requisitos cubre.
¿Un desarrollo a medida interno también necesita declaración responsable?
Sí. Si una empresa desarrolla internamente su propio sistema de facturación, asume el papel de productor y debe emitir la declaración responsable de ese sistema.
¿Dónde debe estar visible la declaración responsable?
Debe estar a disposición de los clientes y de la Administración: lo habitual es publicarla en la web del producto y referenciarla en el propio software o su documentación. Debe identificar el sistema, su versión y sus componentes, y estar firmada por el productor.